Как заблокировать пользователя в 1С: сценарии закрытия доступа и частые ошибки

Увольнение сотрудника — штатная ситуация, но с риском: пока доступ открыт, бывший работник может зайти в базу из дома, особенно если она опубликована в веб-клиенте или работает в облаке. А при конфликтном уходе каждый живой сеанс — это риск для данных: документы можно удалить или испортить за минуты. Разбираем правильный порядок закрытия доступа в «Бухгалтерии 3.0» (в УТ, ЗУП, УНФ действия те же): сначала сеанс, затем вход, затем списки выбора — без удаления пользователя и без потери истории.

Почему пользователя нельзя удалить, но можно заблокировать

В 1С «пользователь» — это две разные сущности, и важно их не смешивать. Первая — элемент справочника «Пользователи»: на него ссылаются документы в поле «Ответственный», по нему пишутся записи журнала регистрации, к нему привязаны личные настройки и группы доступа. Вторая — учётная запись информационной базы: то, что проверяется при вводе логина и пароля.

Блокировка работает только со второй сущностью: элемент справочника остаётся на месте, и все ссылки на него продолжают жить. Пометка на удаление, наоборот, тянет за собой «дырки» в документах и истории. Поэтому при увольнении пользователя блокируют, а не удаляют.

Шаг 0. Завершить активный сеанс

Начинать нужно не с карточки пользователя, а со списка живых сеансов: «Администрирование» → «Обслуживание» → ссылка «Активные пользователи». В форме видно, кто сейчас в базе, каким клиентом работает, с какого компьютера и с каким номером сеанса.

Рис. 1. Форма «Активные пользователи»: текущие сеансы и кнопка «Завершить сеанс».

• Выберите нужного пользователя и нажмите «Завершить сеанс» — программа прекратит его работу немедленно.
• Если нужно освободить базу целиком (например, для срочных работ), используйте ссылку «Блокировка работы пользователей» в том же окне обслуживания.

Нюанс: завершённый сеанс не мешает человеку войти снова — поэтому сразу переходите к закрытию входа. И наоборот: правка карточки не выгоняет уже открытый сеанс. Оба шага обязательны.

Как закрыть вход

Откройте список пользователей: «НСИ и администрирование» (или «Администрирование») → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». В карточке есть несколько механизмов закрытия доступа, и выбор зависит от сценария.

Рис. 2. Список пользователей: состояние входа видно по пиктограмме у имени.

Сценарий: увольнение навсегда

Снимите флажок «Вход в приложение разрешён» (в релизах постарше — «Вход в программу разрешён») и запишите элемент. 

Рис. 3. Карточка пользователя: флажок входа и ссылка «Установить ограничение».

Вернуть человека «как было» одним флажком не получится — при восстановлении имя входа и пароль задаются заново. Права при этом подтянутся сами из групп доступа.

Сценарий: временное закрытие или до даты

Если доступ нужно закрыть не навсегда, флажок «Вход в приложение разрешён» трогать не обязательно. Рядом с ним есть ссылка «Установить ограничение» (ссылка присутствует не во всех конфигурациях), которая открывает окно с четырьмя вариантами:

• «Согласно общим настройкам входа» — действует правило, заданное для всех пользователей;
• «Без ограничения срока» — персональное исключение из общего правила;
• «Вход разрешён до» — дата, после которой вход закрывается сам;
• «Запретить вход, если не работает более N дней» — учётная запись гаснет после простоя.

Последний вариант закрывает классическую дыру в безопасности: забытые учётки подрядчиков, сезонных сотрудников и стажёров. Главное отличие от предыдущего сценария: учётная запись остаётся на месте целиком — с именем, паролем и настройками аутентификации, поэтому восстановление занимает один клик.

Сценарий: скрыть из списков выбора

Флажок «Недействителен» в карточке решает другую задачу: убрать человека из списков выбора, чтобы его не подставляли ответственным в новые документы и не предлагали в отборах отчётов. Вход в базу этот флажок не закрывает — только скрывает карточку из подборов.

Рис. 4. Флажок «Недействителен» скрывает карточку из списков выбора.

Правильная комбинация при увольнении — оба действия сразу: закрыть вход и пометить недействительным. Чтобы увидеть такие карточки в списке, включите флажок отбора «Показывать недействительных пользователей» под списком.

Сравнение механизмов закрытия доступа

Что происходит с документами, журналом и правами

• Документы, где пользователь указан ответственным, не меняются: они ссылаются на элемент справочника, а он остаётся.
• Журнал регистрации сохраняется целиком — по-прежнему видно, кто и что делал. Это важно и для разбирательств, и для аудита.
• Группы доступа не трогаются: при возврате сотрудника права не придётся собирать заново.
• Личные настройки (варианты отчётов, вид списков) остаются привязаны к карточке.

Как вернуть доступ

Порядок обратный тому, каким доступ закрывали.

• Снимали флажок «Вход в приложение разрешён» — поставьте его обратно и задайте имя входа с паролем: права подтянутся из групп доступа автоматически.
• Ставили ограничение — откройте «Установить ограничение» и переключите вариант на «Без ограничения срока» или продлите дату.
• Помечали недействительным — снимите флажок, иначе человек сможет войти, но не появится в списках выбора.
• Если в вашей версии есть флажок «Аутентификация разрешена» и вы снимали его — просто поставьте его обратно: пароль и настройки сохранятся.

Что может пойти не так

1. Удаляют пользователя вместо блокировки. Пометка на удаление разрывает ссылки в документах и журнале. Правильно — закрыть вход, карточку оставить.
2. Не смотрят активные сеансы. Карточку правят, а человек продолжает работать в открытом сеансе: доступ закрыт «на бумаге». Сначала «Активные пользователи», потом карточка.
3. Меняют только пароль. В карточке могут быть разрешены несколько способов аутентификации — например, «1С:Предприятия» и операционной системы. Смена пароля закрывает только первый. Чтобы закрыть второй, нужно либо снять флажок напротив способа «Операционной системы», либо закрыть вход целиком.
4. Забывают про «Недействителен». Вход закрыт, а уволенный по-прежнему предлагается ответственным в новых документах.
5. Не закрывают внешние каналы. RDP и учётная запись Windows, веб-клиент, сохранённые профили удалённого доступа — особенно в облаке и на терминальном сервере. Блокировка в 1С сама по себе их не отзывает.
6. Забывают про сопутствующие доступы. ЭЦП и токены, отчётность, сетевые папки, почтовые интеграции — закрываются отдельно.
7. Живут на общих логинах. С общей учёткой невозможно понять, кто именно работал в базе. Переходите на персональные имена входа заранее.

Итог

Закрытие доступа — это пять минут, если знать порядок: завершить сеанс → закрыть вход (флажком или ограничением срока) → пометить недействительным. Документы, журнал регистрации и права при этом остаются нетронутыми, а возврат доступа занимает минуту-две. Все действия требуют прав администратора информационной базы.

Те же права, кстати, нужны для подключения расширений и внешних отчётов: порядок мы разбирали в инструкции «Как подключить внешний отчёт в 1С», а влияние прав на работу решений — в статье «Почему расширение 1С не работает».

Если нужно больше, чем блокировка: разграничить доступ по своим документам (каждый менеджер видит только свои заказы), настроить RLS или провести аудит прав — это задачи доработки. Оставьте заявку на индивидуальный заказ, опишите базу и правила доступа — предложим решение. Готовые решения для Бухгалтерии 3.0 и других конфигураций — в каталоге ExtLab.